Laura Hepper

4 min read

16. Oktober 2025

Wie Sie Ihr Team für automatisierte Proposal-Prozesse begeistern

Automatisierung ist kein Selbstläufer

Viele Unternehmen investieren heute in moderne Proposal-Software oder RFP-Plattformen, um ihre Ausschreibungsprozesse effizienter zu gestalten. Doch selbst die beste Technologie bringt wenig, wenn das Team sie nicht nutzt – oder sogar aktiv ablehnt.

Technologische Veränderungen bedeuten immer auch kulturellen Wandel. Die Einführung automatisierter Prozesse verändert gewohnte Abläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer glaubt, Automatisierung lasse sich rein technisch „einführen“, wird oft vom Widerstand überrascht, der im Alltag auftaucht.

Deshalb ist es entscheidend, nicht nur auf Funktionen, sondern auf Menschen zu fokussieren: Wer wird betroffen sein? Welche Sorgen bestehen? Und wie lässt sich echte Akzeptanz aufbauen – nicht nur formale Zustimmung?

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr Team frühzeitig einbinden, typische Bedenken überwinden und Automatisierung als gemeinsames Projekt gestalten können.

Typische Vorbehalte gegenüber Automatisierung

Neue Tools lösen nicht nur Neugier, sondern auch Unsicherheit aus – besonders, wenn sie bestehende Prozesse infrage stellen. In vielen Organisationen begegnen Teams der Einführung von Proposal-Software mit Skepsis. Die häufigsten Vorbehalte sind:

• „KI kann keine überzeugenden Angebote schreiben.“ Die Sorge, dass automatisierte Inhalte generisch, unpassend oder oberflächlich wirken.
• „Wir verlieren die Kontrolle.“ Angst, dass individuelle Erfahrungen, Expertise oder persönliche Handschrift im automatisierten Prozess untergehen.
• „Das ist zu komplex.“ Neue Systeme wirken anfangs überfordernd – besonders wenn Mitarbeitende bereits andere Tools parallel nutzen müssen.
• „Wir machen das doch schon gut.“ Bestehende Prozesse haben sich etabliert – Verbesserungspotenzial wird unterschätzt oder als Kritik wahrgenommen.

Solche Bedenken sind kein Zeichen von Widerstand, sondern Ausdruck eines gesunden Veränderungsbewusstseins. Wer sie ernst nimmt, legt die Grundlage für echten Wandel.

Was erfolgreiche Unternehmen anders machen

Unternehmen, die Automatisierung erfolgreich umsetzen, betrachten Technologie nie isoliert. Sie wissen: Prozesse ändern sich nur dann nachhaltig, wenn Menschen den Sinn dahinter verstehen und die Veränderung aktiv mittragen.

Erfolgsfaktoren sind:

• Frühzeitige Einbindung der Stakeholder: Wer direkt von der Veränderung betroffen ist, sollte auch bei der Auswahl und Gestaltung mitwirken dürfen.
• Kommunikation auf Augenhöhe: Anstelle technischer Features wird über konkrete Herausforderungen im Arbeitsalltag gesprochen – und wie diese gelöst werden.
• Transparenz über Ziele und Nutzen: Warum wird automatisiert? Was verbessert sich dadurch konkret für einzelne Rollen oder Abteilungen?
• Pilotierung und iterative Einführung: Statt eines „Big Bangs“ starten erfolgreiche Unternehmen mit kleinen Piloten, sammeln Feedback und skalieren Schritt für Schritt.
• Quick Wins nutzen: Erste positive Ergebnisse – etwa Zeitersparnis, strukturiertere Prozesse oder entlastete Teams – werden aktiv kommuniziert und gefeiert.

So entsteht nicht nur Akzeptanz, sondern echtes Engagement.

So schaffen Sie Begeisterung statt Widerstand

Verständnis fördern

Viele Vorbehalte entstehen aus Unsicherheit oder fehlender Information. Wer offen erklärt, warum Automatisierung eingeführt wird, nimmt Ängste und schafft Vertrauen.

Empfehlungen:

• Interne Schulungsformate: Live-Demos, Testzugänge und Q&A-Sessions machen den Umgang mit der neuen Lösung erlebbar.
• Erklären statt überzeugen: Sprechen Sie nicht nur über Funktionen, sondern über konkrete Mehrwerte für den Arbeitsalltag.
• Vision teilen: Machen Sie deutlich, wie sich die Arbeitsweise verändern – und verbessern – wird.

Mitarbeit ermöglichen

Ein Veränderungsprojekt wird erfolgreicher, wenn Mitarbeitende sich aktiv beteiligen können.

Dazu gehören:

• Feedback einholen: Fragen Sie, wo bestehende Prozesse klemmen – und wie neue Tools dabei helfen könnten.
• Power-User etablieren: Identifizieren Sie Kolleg:innen mit digitaler Affinität, die als Multiplikatoren wirken können.
• Transparente Rollenklärung: Wer hat welche Aufgaben im neuen Prozess? Welche Unterstützung gibt es?

Je klarer die Beteiligung, desto höher die Identifikation.

Erfolge sichtbar machen

Begeisterung entsteht dort, wo Veränderung spürbar positive Auswirkungen hat. Machen Sie Fortschritte und Ergebnisse sichtbar – quantitativ und qualitativ.

Beispiele:

• „Wir sparen im Schnitt 4 Stunden pro Angebot.“
• „Fehler durch manuelle Copy-Paste-Arbeit wurden deutlich reduziert.“
• „Die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Fachabteilungen läuft strukturierter.“

Solche Erkenntnisse motivieren nicht nur – sie schaffen auch Vertrauen in den neuen Prozess.

Der richtige Start: Automatisierung als Teamprojekt

Ein gelungener Einstieg in automatisierte Proposal-Prozesse beginnt nicht mit Technik, sondern mit Haltung: Wer denkt vom Menschen her? Wer berücksichtigt den Alltag der Nutzer:innen?

Beginnen Sie klein:

• Wählen Sie einen klar umrissenen Use Case oder ein konkretes RFP-Szenario.
• Stellen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen.
• Dokumentieren Sie Erfahrungen und teilen Sie Erkenntnisse intern.

Tools wie Everwise bieten dafür ideale Rahmenbedingungen: intuitive Benutzeroberflächen, rollenbasierte Workflows und modulare Einführungspfade machen den Einstieg leicht und nachvollziehbar.

Fazit: Veränderung beginnt mit Menschen

Proposal-Automatisierung kann Prozesse massiv beschleunigen, Fehlerquellen minimieren und die Qualität von Angeboten steigern. Doch kein Tool allein verändert ein Unternehmen – das gelingt nur gemeinsam mit den Menschen, die damit arbeiten sollen.

Wer sein Team von Anfang an einbezieht, kommuniziert, qualifiziert und ermutigt, legt die Basis für echten Fortschritt. So wird aus einem IT-Projekt ein Kulturprojekt – und aus einem Tool ein echter Gamechanger für den Vertrieb.