Laura Hepper

5 min read

19. Oktober 2025

Die Zukunft der RFPs: Was sich bis 2030 ändern wird

Einleitung: Warum wir über die Zukunft der RFPs sprechen müssen

RFPs (Request for Proposals) sind heute ein zentraler Bestandteil im B2B-Vertrieb – vor allem in regulierten Märkten oder bei strategischen Großprojekten. Doch die Art und Weise, wie Unternehmen auf Ausschreibungen reagieren, ist vielerorts noch stark von manuellen Prozessen, Zeitdruck und ineffizienter Zusammenarbeit geprägt. In einer Welt, die sich zunehmend digitalisiert, kann das kein zukunftsfähiges Modell mehr sein.

Zugleich erleben wir einen massiven technologischen Umbruch: Künstliche Intelligenz, Automatisierung, Datenplattformen und neue digitale Rollen verändern Arbeitsweisen grundlegend. Wer auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben will, muss sich nicht nur mit Tools, sondern auch mit Prozessen und Menschen beschäftigen.

In diesem Beitrag wagen wir einen Blick in das Jahr 2030: Wie werden sich RFP-Prozesse verändern? Welche neuen Möglichkeiten entstehen – und welche Herausforderungen? Und vor allem: Was müssen Unternehmen heute tun, um nicht abgehängt zu werden?

Der aktuelle Status quo: Wie RFP-Prozesse heute aussehen

Trotz zunehmender Digitalisierung laufen RFP-Prozesse in vielen Unternehmen immer noch nach einem bekannten Muster ab: Ein PDF trifft per E-Mail ein, ein Projekt wird aufgesetzt, Inhalte werden manuell aus alten Angeboten zusammengesucht, Fragen per E-Mail geklärt, Abgabefristen knapp eingehalten – manchmal auch verpasst.

Typische Probleme:

• Inhalte sind über verschiedene Systeme verstreut (SharePoint, lokale Ordner, alte E-Mails)
• Copy-Paste statt modularer Content-Nutzung
• Wenig Standardisierung, hoher Zeitaufwand
• Ineffiziente interne Koordination zwischen Fachabteilungen, Vertrieb und Management
• Geringe Nachvollziehbarkeit und wenig Wiederverwendbarkeit

Dieser Status quo ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet wertvolle Zeit und Nerven. Gleichzeitig verhindert er, dass sich Teams auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Strategische Inhalte, Kundenverständnis, Differenzierung im Wettbewerb.

Prognose der technologischen Treiber bis 2030

Die digitale Transformation wird in den nächsten Jahren auch die RFP-Welt grundlegend verändern. Folgende Entwicklungen sind besonders relevant:

• Künstliche Intelligenz (KI): KI wird in der Lage sein, Anforderungen automatisch zu verstehen, zu strukturieren und relevante Inhalte vorzuschlagen. Natural Language Processing (NLP) ermöglicht, komplexe Ausschreibungstexte semantisch zu analysieren und mit vorhandenen Antwortbausteinen zu verknüpfen.
• Automatisierte Datenintegration: Über standardisierte APIs werden Angebotsdaten aus ERP-, CRM-, PIM- und HR-Systemen nahtlos integriert – inklusive technischer Datenblätter, Zertifikate, Unternehmenskennzahlen oder Referenzen.
• Predictive Analytics: Systeme analysieren historische Daten, Angebotserfolge, Kundensegmente und Verhaltensmuster und schlagen RFPs mit hoher Gewinnwahrscheinlichkeit automatisch vor – inklusive Risikofaktoren.
• Wissensdatenbanken & semantische Suche: Inhalte werden nicht mehr nur gespeichert, sondern intelligent vernetzt. Die Suche nach passenden Inhalten wird kontextbasiert – auch für neue Mitarbeitende leicht bedienbar.
• Intelligente Kollaborationstools: Rollenbasierte Plattformen ermöglichen paralleles Arbeiten in Echtzeit, Versionierung, Feedbackschleifen und automatische Fortschrittskontrolle – ortsunabhängig, sicher und nachvollziehbar.

Die Vision: Ein großer Teil der Standardantworten wird automatisiert erstellt – und Menschen fokussieren sich auf Strategie, Kreativität und Differenzierung.

Veränderung im Prozess und in Rollen

Mit dem technologischen Wandel geht ein tiefgreifender Rollenwandel einher. Der RFP-Prozess wird in Zukunft nicht mehr zentral durch Proposal-Teams abgewickelt, sondern dezentral und kollaborativ.

• Proposal-Manager:innen werden zu Prozessgestalter:innen: Ihre Aufgabe ist nicht mehr nur das Schreiben, sondern das Orchestrieren intelligenter Systeme und Prozesse.
• Fachabteilungen übernehmen Verantwortung: Durch Self-Service-Portale und KI-gestützte Vorschläge können auch nicht-technische Mitarbeitende relevante Inhalte einbringen.
• Neue Rollen entstehen: Data-Stewards, Content-Librarians, AI-Trainer, Compliance-Verantwortliche – sie sorgen für Datenqualität, Relevanz und Konsistenz.
• Kompetenzverschiebung: Technologisches Verständnis, Datenkompetenz, Analysefähigkeit und Kommunikationsstärke werden wichtiger als klassische Textproduktion.

Auch die Anforderungen an Führungskräfte verändern sich: Sie müssen Change-Prozesse begleiten, crossfunktionale Teams leiten und einen Kulturwandel moderieren.

Strategische Implikationen für Unternehmen

Die Veränderungen bis 2030 betreffen nicht nur Tools, sondern das strategische Selbstverständnis von Unternehmen. Wer Proposal Management ernst nimmt, muss es strategisch positionieren:

• Vom Backoffice zum Wettbewerbsvorteil: Angebote sind nicht nur Reaktion, sondern aktives Vertriebsinstrument.
• Investitionen planen: Es braucht einen klaren Technologie- und Kompetenzaufbauplan – mit langfristiger Perspektive.
• Ökosysteme nutzen: Kein Tool deckt alles ab – smarte Unternehmen setzen auf offene Plattformen und API-basierte Lösungen.
• Kulturwandel fördern: Transparenz, Lernbereitschaft und Fehlerfreundlichkeit sind die Basis für erfolgreiche Automatisierung.
• Leadership in der Transformation: Wer frühzeitig gestaltet, wird Branchenstandards setzen – statt ihnen hinterherzulaufen.

Herausforderungen & Risiken

Bei aller Euphorie für neue Technologien dürfen Herausforderungen nicht ausgeblendet werden:

• Datenschutz & Informationssicherheit: Die Automatisierung muss rechtskonform, auditierbar und transparent erfolgen.
• Technologieakzeptanz: Ohne begleitendes Change Management drohen Ablehnung, Frust oder Schattenprozesse.
• Fragmentierung & Silos: Inkompatible Systeme oder mangelnde Schnittstellen hemmen Skalierbarkeit.
• Qualitätskontrolle & Governance: Wer automatisiert, muss auch neue Prüfmechanismen etablieren – z. B. durch Feedback-Loops und Freigabeprozesse.

Nur wer diese Herausforderungen bewusst adressiert, kann das Potenzial wirklich ausschöpfen.

Fazit & Ausblick: Die RFP-Welt 2030

Bis zum Jahr 2030 werden sich RFP-Prozesse grundlegend gewandelt haben – in ihrer Struktur, Geschwindigkeit und in der Rolle des Menschen darin. Standardisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz werden Routineaufgaben übernehmen, während Mitarbeitende sich auf Strategie, Kreativität und Beziehungspflege konzentrieren.

Unternehmen, die heute bereits beginnen, ihre Prozesse zu analysieren, ihre Tools zu evaluieren und ihr Team mitzunehmen, sichern sich einen entscheidenden Vorsprung. Die Zukunft der RFPs ist digital, intelligent und kollaborativ – aber sie beginnt genau jetzt.