Laura HepperRFP-Analyse: Diese Elemente müssen Sie zuerst identifizieren
Einleitung: Warum eine strukturierte RFP-Analyse entscheidend ist
Wenn eine neue Ausschreibung ins Unternehmen kommt, beginnt der Countdown. Die Zeit läuft – oft bleiben nur wenige Tage, um zu entscheiden, ob und wie man sich beteiligen möchte. Genau hier fällt eine der wichtigsten Entscheidungen im gesamten Angebotsprozess: Ist dieses RFP es wert, Zeit und Ressourcen zu investieren? Oder ist es besser, sich strategisch dagegen zu entscheiden?
Diese Entscheidung lässt sich nur auf Basis einer strukturierten und fundierten Analyse treffen. Unternehmen, die diesen Schritt ernst nehmen, erkennen Chancen früher, vermeiden Fehlinvestitionen – und verbessern ihre Abschlussquote signifikant. Denn wer analysiert, kann differenzieren: zwischen attraktiven Gelegenheiten und riskanten Zeitfressern.
In diesem Beitrag zeigen wir praxisnah, welche Informationen Sie bei einer RFP-Analyse priorisieren sollten, welche Fehler es zu vermeiden gilt – und wie moderne Tools Sie dabei effizient unterstützen können.
Der erste Blick: Was ein gutes RFP auf den ersten Seiten verrät
Schon die ersten Seiten eines RFPs – das Anschreiben, die Einleitung oder die Gliederung – liefern oft mehr Informationen, als man denkt. Sie geben Aufschluss über Tonalität, strategische Bedeutung, Umfang und organisatorische Einordnung der Ausschreibung. Wer gelernt hat, zwischen den Zeilen zu lesen, kann hier bereits viel über Chancen und Risiken ableiten.
Typische Signale:
- Dokumenttyp und Zielsetzung: Geht es um ein standardisiertes Leistungsverzeichnis oder einen strategischen Partner? Ist ein Pitch geplant oder eine umfassende Systemimplementierung?
- Branche und Sprache: Weisen Fachbegriffe auf eine bestimmte Industrie oder Behördenumfeld hin? Wie hoch ist der Spezialisierungsgrad?
- Projektgröße: Gibt es konkrete Hinweise auf Budgets, Anzahl der Nutzer, geografische Ausdehnung?
- Verknüpfung mit übergeordneten Initiativen: Lässt sich das RFP in einen größeren Kontext einordnen – etwa Digitalisierung, Nachhaltigkeit oder Effizienzsteigerung?
Wer den Einstieg sorgfältig liest, kann oft schon mit hoher Sicherheit sagen, ob eine vertiefte Analyse lohnt.
Die 5 Schlüsselelemente, die zuerst identifiziert werden müssen
1. Teilnahmebedingungen & Fristen
Einer der häufigsten Gründe für das frühzeitige Scheitern einer Angebotsabgabe liegt nicht inhaltlich, sondern formal begründet. Teilnahmebedingungen sind keine Nebensache – sie sind das Eintrittsticket in den Auswahlprozess. Wer hier scheitert, hat keine zweite Chance.
Darauf sollten Sie achten:
- Abgabefristen & Uhrzeiten – inkl. Zeitzonen, digitale vs. physische Einreichung
- Registrierung auf Plattformen – etwa im öffentlichen Sektor oder über spezifische Ausschreibungsportale
- Pflichtnachweise: ISO-Zertifikate, Bonitätsauskünfte, Referenzlisten oder bestimmte Unternehmenskennzahlen
- Ausschlusskriterien: z. B. fehlende Erfahrungen in bestimmten Branchen, Mindestanforderungen an Unternehmensgröße oder Umsatz
- Zeitpunkte für Rückfragen oder Bieterinformationen: Verpassen Sie diese, fehlt oft kritisches Hintergrundwissen
Diese Punkte sollten nie übersehen oder aufgeschoben werden – sie sind die Grundlage für alles Weitere.
2. Leistungsbeschreibung & Anforderungen
Hier entscheidet sich, ob Ihr Angebot inhaltlich passen kann – und in welchem Umfang. Die Leistungsbeschreibung ist oft lang, technisch und verschachtelt – doch sie enthält wertvolle Informationen über das, was wirklich erwartet wird. Und manchmal auch, was nicht ausgesprochen, aber implizit verlangt wird.
Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Was sind die Kernelemente der Leistung? Geht es um Software, Beratung, Hardware, Service oder eine Kombination?
- Wie detailliert sind die Anforderungen beschrieben? Gibt es Raum für Interpretation oder kreative Lösungsansätze?
- Sind optionale Leistungen gefordert? Und wie relevant scheinen diese für die spätere Bewertung?
- Welche impliziten Anforderungen stecken zwischen den Zeilen? z. B. Sprache, Ton, Erwähnung von Wettbewerbern oder Wunschlösungen
Je besser Sie hier verstehen, was wirklich gebraucht wird, desto gezielter können Sie antworten – oder frühzeitig absagen.
3. Bewertungskriterien & Gewichtung
Wer die Spielregeln kennt, kann sie besser spielen. Viele Ausschreibungen geben konkrete Bewertungskriterien vor – manchmal sogar mit Gewichtungen. Wer diese Informationen ignoriert, riskiert, an den eigentlichen Erwartungen des Auftraggebers vorbeizuschreiben.
Typische Elemente:
- Bewertungsschema: Preis, Qualität, Referenzen, Projektmethodik, Nachhaltigkeit etc.
- Gewichtung: z. B. 40 % Preis, 30 % Konzept, 20 % Team, 10 % Design
- Mindestanforderungen: z. B. Mindestpunktzahl für technische Qualität
- Unterscheidung Pflicht vs. Kür: Welche Inhalte sind formale Mindestanforderung, welche bieten Raum für Differenzierung?
Wenn diese Kriterien bekannt sind, können Sie Ihre Inhalte gezielt darauf ausrichten – und Stärken strategisch platzieren.
4. Bewerbungsformat & Formvorgaben
Unzählige Angebote scheitern an formalen Vorgaben – Seitenzahl überschritten, Dateiname falsch, Format nicht eingehalten. Deshalb gilt: Nehmen Sie Formatvorgaben so ernst wie inhaltliche Anforderungen.
Wichtige Punkte:
- Dateiformate: Word, PDF, Excel, Online-Portale, strukturierte Webformulare
- Gliederungsvorgaben: Müssen bestimmte Überschriften verwendet werden? Gibt es eine klare Struktur?
- Layout- und Designrestriktionen: z. B. keine Grafiken, nur Text, bestimmte Schriftarten
- Abgabeplattformen & technische Anforderungen: z. B. max. Dateigröße, Verschlüsselung, Upload-Rechte
Eine klare Übersicht über diese Punkte hilft, spätere Korrekturschleifen oder formale Disqualifikation zu vermeiden.
5. Rechtliche & kommerzielle Rahmenbedingungen
Selbst wenn alles andere passt – ein ungünstiger Vertrag kann später zur Kostenfalle oder zum Reputationsrisiko werden. Deshalb sollte die juristische Analyse nicht ans Ende, sondern an den Anfang der RFP-Bewertung gestellt werden.
Zu prüfen sind insbesondere:
- Vertragsmuster & AGBs: Gibt es unangemessene Klauseln, einseitige Haftungsregelungen oder Zahlungsbedingungen?
- SLAs & KPIs: Sind Service Level realistisch erfüllbar? Wie wird die Leistung gemessen?
- Haftung & Vertragsstrafen: Sind Risiken kalkulierbar oder unverhältnismäßig hoch?
- Nachweispflichten: z. B. Versicherungen, Lizenzen, Referenzen
Ein früher Legal-Check schützt vor bösen Überraschungen und ermöglicht eine fundierte Go-/No-Go-Entscheidung.
Fazit: Erst analysieren, dann entscheiden
RFPs sind aufwendig – aber sie können hochrentabel sein. Ob sich der Aufwand lohnt, zeigt sich nicht im Bauchgefühl, sondern in der Analyse. Wer professionell vorgeht, spart nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern erhöht auch die Erfolgschancen spürbar.
Deshalb gilt: Keine Entscheidung ohne Analyse. Kein Angebot ohne Klarheit. Kein Team ohne Tool-Unterstützung.