Bernhard FranikWie smarte RFP-Qualifikation mit KI Ihre Ausschreibungsstrategie effizienter macht
Warum die Bearbeitung jeder Ausschreibung der falsche Weg ist
Für viele Unternehmen – insbesondere in stark wettbewerbsorientierten B2B-Märkten – stellen öffentliche und private Ausschreibungen eine bedeutende Wachstumsquelle dar. Gleichzeitig gehören sie aber auch zu den aufwendigsten Vertriebsprozessen. Die Bearbeitung eines RFP (Request for Proposal) ist häufig mit erheblichem Zeitaufwand, interner Abstimmung, technischen Prüfungen und formalen Anforderungen verbunden.
Trotz dieser Komplexität sehen viele Unternehmen keine Alternative dazu, auf jede eingehende Ausschreibung zu reagieren – aus Angst, eine potenzielle Chance zu verpassen. Doch dieser reflexartige „Mitmachen“-Ansatz führt in der Praxis oft zu ineffizienter Ressourcenverwendung, unstrukturiertem Arbeiten und letztlich zu niedrigen Erfolgsquoten.
Ein strukturierter Qualifikationsprozess – also eine fundierte Entscheidung, ob sich die Teilnahme lohnt – ist in solchen Situationen entscheidend. Er ermöglicht es, gezielt auf die wirklich relevanten Ausschreibungen zu reagieren, statt sich im operativen Klein-Klein zu verlieren.
Moderne Tools wie Everwise kombinieren die Vorteile von Ausschreibungsplattformen mit intelligenter RFP-Software. Durch den Einsatz von KI für Vergaben werden Dokumente automatisch analysiert, Chancen bewertet und Risiken erkannt – bevor unnötig Zeit in eine aussichtslose Bewerbung fließt.
Was bedeutet RFP-Qualifikation überhaupt?
RFP-Qualifikation bezeichnet die strukturierte Vorabprüfung eingehender Ausschreibungen anhand definierter Kriterien, um eine fundierte Entscheidung über die Teilnahme zu treffen. Ziel ist es, keine Ressourcen auf Projekte zu verschwenden, die strategisch nicht passen oder bei denen die Gewinnwahrscheinlichkeit niedrig ist.
Dieser Qualifikationsprozess wird oft als „Bid/No-Bid“-Entscheidung bezeichnet. Unternehmen entwickeln dafür eigene Scoring-Modelle, die sowohl harte Fakten (z. B. Umsatzpotenzial, technische Machbarkeit) als auch weiche Faktoren (z. B. Beziehung zum Auftraggeber) berücksichtigen.
Typische Kriterien in der RFP-Qualifikation sind:
- strategische Passung zur Unternehmensausrichtung
- Vorhandensein vergleichbarer Referenzen
- interne Kapazitäten und technische Machbarkeit
- Einhaltung der Fristen und Formalien
- Preisstruktur und erwartete Marge
- Wettbewerbssituation und USP
Ein klar definierter Bewertungsrahmen erleichtert objektive Entscheidungen. Unternehmen, die konsequent qualifizieren, berichten von deutlicher Entlastung ihrer Teams, reduzierter Frustration und einer spürbaren Steigerung der tatsächlichen Win-Rate.
Die Risiken unqualifizierter Entscheidungen
Ohne eine saubere Qualifikation besteht die Gefahr, dass auf nahezu jede RFP-Anfrage reagiert wird – unabhängig davon, ob die Erfolgsaussichten realistisch sind. Diese reaktive Vorgehensweise ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch strategische Risiken.
Zu den häufigsten Folgen gehören:
- Ressourcenverschwendung: Fachabteilungen arbeiten an Angeboten mit minimalen Erfolgsaussichten, was andere – möglicherweise wichtigere – Aufgaben blockiert.
- Sinkende Motivation: Wenn Teams wiederholt viel Arbeit in verlorene Angebote investieren, sinkt die Moral. Die Qualität zukünftiger Angebote leidet.
- Verpasste Chancen: Während Ressourcen auf „Low Fit“-RFPs verwendet werden, bleiben vielversprechende Projekte möglicherweise unbeachtet.
- Strategische Verwässerung: Wer sich auf zu viele unpassende Projekte bewirbt, läuft Gefahr, seine Positionierung am Markt zu verwässern.
Ein strukturierter Qualifikationsprozess stellt sicher, dass RFPs nicht nur nach Gefühl, sondern anhand nachvollziehbarer Kriterien priorisiert werden – und schafft so Raum für echtes strategisches Arbeiten.
Wie moderne Softwarelösungen die RFP-Qualifikation unterstützen
Automatisierte RFP-Analyse
Moderne RFP-Softwarelösungen wie Everwise bieten intelligente Textanalysen, die eingehende Ausschreibungsunterlagen in Sekunden strukturieren. Statt mühseliger manueller Durchsicht identifiziert das System automatisch:
- Fristen, Format- und Zustellanforderungen
- Ausschlusskriterien und technische Mindestanforderungen
- Bewertungsmethoden und Gewichtungen
- Schlüsselbegriffe und kritische Erfolgsfaktoren
Diese Funktionen sparen nicht nur Zeit, sondern senken auch das Risiko, relevante Informationen zu übersehen – ein typisches Problem bei komplexen Ausschreibungen mit dutzenden Seiten Umfang.
Scoring-Modelle zur Chancenbewertung
Ein weiterer Vorteil moderner Vergabesoftware liegt in der Möglichkeit, eigene Bewertungskriterien zu hinterlegen. So lässt sich für jede Ausschreibung automatisiert ein „Opportunity Score“ berechnen, der die Entscheidungsfindung unterstützt.
Diese datenbasierte Bewertung berücksichtigt z. B.:
- bisherige Erfolgsquoten bei ähnlichen RFPs
- Matching zur hauseigenen Leistungsfähigkeit
- Wettbewerbslage und Kundenzugang
- historische Kundendaten, falls vorhanden
Dadurch wird der Entscheidungsprozess systematischer, reproduzierbarer und transparenter.
Kollaborative Entscheidungsprozesse
Qualifikation ist keine Ein-Mann-Entscheidung. Gute Softwarelösungen ermöglichen kollaborative Workflows, in denen Vertrieb, Technik, Recht und Management gemeinsam eine RFP bewerten.
Diese strukturierte Zusammenarbeit sorgt für:
- gemeinsame Verantwortung und höhere Akzeptanz
- vollständige Argumentation für/gegen eine Teilnahme
- revisionssichere Dokumentation der Entscheidung
- klarere Kommunikation im Team
So wird aus der Qualifikation ein echter strategischer Prozess – statt einer Einzelentscheidung im Vertrieb.
Best Practices für die Einführung smarter RFP-Qualifikation
Ein effektiver Qualifikationsprozess lässt sich nicht über Nacht einführen – er muss sorgfältig geplant, abgestimmt und im Unternehmen verankert werden. Bewährt haben sich dabei folgende Schritte:
- Kriterien festlegen: Definieren Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern, welche Merkmale ein „gutes“ vs. „schlechtes“ Projekt ausmachen.
- Bewertungssystem entwickeln: Erstellen Sie ein einfaches, nachvollziehbares Scoringmodell mit klaren Gewichtungen.
- Kommunikation und Schulung: Erklären Sie den Sinn der Qualifikation im Unternehmen. Alle Beteiligten sollten wissen, warum es sich lohnt.
- Technologie nutzen: Mit Tools wie Everwise lassen sich Bewertungen automatisieren, Entscheidungen dokumentieren und Daten langfristig nutzbar machen.
- Prozesspflicht etablieren: Qualifikation sollte nicht optional, sondern integraler Bestandteil des RFP-Workflows sein – von Anfang an.
Viele Unternehmen starten mit einem einfachen Excel-Sheet oder Template und skalieren den Prozess später mithilfe einer professionellen RFP-Software.
Fazit: Weniger ist mehr
In der Praxis zeigt sich immer wieder: Unternehmen, die konsequent qualifizieren, gewinnen nicht weniger – sondern gezielter. Sie investieren ihre Zeit in Ausschreibungen mit echtem Potenzial, erstellen überzeugendere Angebote und stärken so ihre Position im Wettbewerb.
Ein strukturierter RFP-Qualifikationsprozess – unterstützt durch intelligente Software und KI – ist kein Zusatzaufwand, sondern ein Effizienzhebel. Er reduziert Blindleistung, steigert die Motivation und sorgt dafür, dass die Angebotsarbeit wieder das wird, was sie sein sollte: ein zentraler Bestandteil nachhaltigen Unternehmenserfolgs.