Was ist ein KI-Ausschreibungs-Monitor?
Ein Ausschreibungs-Monitor (auch Tender Monitor oder Vergabemonitor genannt) ist eine Software, die öffentliche Ausschreibungsplattformen kontinuierlich nach neuen Vergaben durchsucht und relevante Treffer automatisch meldet. Klassische Ausschreibungs-Monitore arbeiten mit einfachen Keyword-Filtern - die Folge sind entweder zu viele irrelevante Treffer oder übersehene Chancen.
Ein KI-basierter Ausschreibungs-Monitor wie Everwise geht einen entscheidenden Schritt weiter: Er versteht den Kontext einer Ausschreibung, bewertet jede Vergabe anhand Ihres Unternehmensprofils und sortiert Treffer nach tatsächlicher Relevanz - nicht nur nach Schlagworten.
Das Problem klassischer Ausschreibungsrecherche
Zeitaufwand manueller Suche
Vergabeteams verbringen stundenlang Zeit pro Woche damit, verschiedene Vergabeportale manuell zu durchsuchen. TED, Bundesausschreibungen, Landesportale, kommunale Plattformen - jede Quelle hat eigene Oberflächen und Filterlogiken.
Übersehene Ausschreibungen
Neue Ausschreibungen erscheinen täglich in hohen Stückzahlen. Ohne systematische Überwachung werden passende Vergaben regelmäßig übersehen - oft erst wahrgenommen, wenn die Abgabefrist längst verstrichen ist.
Keyword-Müdigkeit und irrelevante Treffer
Einfache Keyword-Alerts produzieren hunderte irrelevante Treffer. Teams werden überflutet mit Ausschreibungen, die thematisch nicht passen oder deren Anforderungen das Unternehmen nicht erfüllen kann.
Wie der Everwise Ausschreibungs-Monitor funktioniert
Schritt 1: Profil anlegen
Legen Sie Unternehmens- und Angebotsprofile an - mit Branche, Leistungsspektrum, Region, CPV-Codes, Auftragswert-Rahmen und Eignungskriterien. Mehrere Profile erlauben es, verschiedene Geschäftsfelder parallel zu überwachen.
Schritt 2: Kontinuierliche Multi-Quellen-Überwachung
Everwise scannt TED (EU-Amtsblatt) sowie die relevantesten deutschen Vergabeportale des Bundes, der Länder und Kommunen. Neue Ausschreibungen werden in Echtzeit erfasst - nicht erst beim nächsten Abruf.
Schritt 3: KI-basierte Relevanzbewertung
Jede neue Ausschreibung wird von der KI geprüft: passt sie zu Ihrem Profil? Welche Muss-Kriterien sind erfüllt, welche problematisch? Das Ergebnis ist ein nachvollziehbarer Relevanz-Score mit Begründung.
Schritt 4: Digest und Benachrichtigungen
Sie erhalten täglich oder wöchentlich einen kompakten Digest der passenden Ausschreibungen - per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams. Hochrelevante Treffer können sofort als Sofort-Benachrichtigung ausgespielt werden.
Profil-basierte Filterung statt Keyword-Chaos
Ein gutes Profil ist das Herz des Monitors. In Everwise definieren Sie pro Profil:
- Leistungsspektrum: Was bietet Ihr Unternehmen konkret an?
- CPV-Codes und Kategorien: Welche Vergabe-Klassifikationen sind relevant?
- Regionale Abdeckung: Bundesweit, EU-weit, bestimmte Länder oder PLZ-Regionen?
- Auftragswert-Rahmen: Mindest- und Höchstvolumen für sinnvolle Gebote
- Eignungskriterien: Zertifikate, Umsätze, Referenzen, die Ihr Unternehmen mitbringt
- Ausschluss-Regeln: Themen, Regionen oder Auftraggeber, die nie relevant sind
Mehrere Profile lassen sich parallel betreiben - etwa je Geschäftsbereich oder Tochtergesellschaft.
KI-Relevanzbewertung im Detail
Die KI-Bewertung basiert nicht nur auf Keyword-Matching, sondern auf semantischem Verständnis der Vergabeunterlagen:
- Passung zum Leistungsspektrum: Beschreibt die Ausschreibung Leistungen, die Ihr Unternehmen erbringt?
- Erfüllbarkeit von Muss-Kriterien: Welche Eignungsanforderungen werden gestellt - und erfüllt Ihr Profil sie?
- Realistischer Aufwand: Ist das Auftragsvolumen im sinnvollen Rahmen?
- Strategische Relevanz: Passt das Projekt zu Ihrer Marktposition?
Jede Ausschreibung bekommt einen Relevanz-Score von 0-100% mit transparenter Begründung - nachvollziehbar, nicht Black-Box.
Sicherheit und DSGVO-Konformität
Bei der Überwachung öffentlicher Vergaben und der Hinterlegung von Unternehmensprofilen ist Vertrauen entscheidend. Everwise bietet:
- DSGVO-Konformität: Alle Daten werden nach europäischen Datenschutzvorschriften verarbeitet
- Deutsche Server: Profile und Suchverläufe liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland
- 256-Bit Verschlüsselung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für maximale Sicherheit
- Kein Training mit Ihren Daten: Ihre Profile werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet
Weitere KI-Lösungen für Vergabeteams
Everwise bietet neben dem Ausschreibungs-Monitor weitere KI-Lösungen:
- KI-Ausschreibungsmanagement: Komplette Analyse und Bearbeitung von Vergabeunterlagen
- KI-Dokumentenanalyse: Automatische Verarbeitung und Informationsextraktion aus Geschäftsdokumenten
- KI-Vertragsanalyse: Intelligente Vertragsprüfung mit automatischer Risikoerkennung
Erste Schritte mit dem Everwise Monitor
Der Einstieg ist ohne technischen Aufwand möglich: Legen Sie ein erstes Profil an - idealerweise basierend auf einer Ausschreibung, die Sie kürzlich gewonnen haben oder auf die Sie bieten wollten. Everwise findet sofort ähnliche Vergaben und zeigt, welche Relevanz-Muster das System für Sie erkennt.
Innerhalb weniger Tage haben Sie eine komplett automatisierte Ausschreibungspipeline - ohne weiterhin Zeit in das manuelle Durchsuchen von Portalen zu investieren.